Política Protección de Datos

MANUAL INTERNO DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

MASCOTAS MAR S.A.S.

ASPECTOS GENERALES

MASCOTAS MAR S.A.S. (en adelante “MASCOTAS MAR” o “Responsable del Tratamiento”, indistintamente), sociedad comercial identificada con el NIT. 900.473.281-7 y con domicilio principal en el municipio de Envigado – Antioquia, garantizando el derecho constitucional de Habeas Data consagrado en la Constitución Política de Colombia de 1991 y desarrollado por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, establece, por medio del presente documento, políticas para garantizar que las personas conozcan, actualicen y rectifiquen la información que se ha recogido en bases de datos. Se protege, además, el derecho a la intimidad personal y familiar, el buen nombre, la libertad de informar y de recibir información veraz e imparcial.

1. OBJETIVO DE LA POLÍTICA

MASCOTAS MAR, obrando como responsable del tratamiento de los datos personales recolectado de sus grupos de interés en el desarrollo del objeto social, con el fin de garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y/o de las normas que las modifiquen, adicionen o complementen, por medio del presente documento, adopta las políticas para la protección de datos personales (en adelante la “Política”) con el fin de darlas a conocer a los titulares de la información (en adelante los “Titulares”) para que conozcan sus derechos y los procedimientos para garantizar el respeto de los mismos. Igualmente se pretende establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales recolectados.

El derecho fundamental al HABEAS DATA, debe garantizar a los ciudadanos el poder de decisión y control que les asiste sobre la información, uso y destino de sus datos personales.

El derecho a la protección de los datos personales de cada titular, se extiende desde saber quién conserva dichos datos y que uso se le está dando a los mismos, hasta de definir quién tiene la posibilidad de consultarlos.

La ley atribuye el poder a cada titular de consultar, modificar, suprimir y reanudar dicha información, y desarrolla las garantías e instrumentos para garantizar la vigencia del derecho fundamental.

El objeto de este instrumento es consagrar las políticas internas que habrán de fijarse en cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y que por nuestra condición de encargados y responsables del tratamiento de datos personales, debemos instrumentar y organizar a fin de cumplir a entera cabalidad con las disposiciones contempladas en la ley.

La política incluye los aspectos básicos de índole normativa y anexos independientes y esquemas de procedimientos que permiten la autorización.

Información General del responsable de la información:

Domicilio: Envigado – Antioquia Dirección: DG 32d no. 31 sur 25 int. 201 Correo electrónico: info@kinkymascotas.co mailto:contacto@devco.com.co Teléfono: 3172904896 Sitio web: www.kinkymascotas.co

2. DEFINICIONES

De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, se hace precisión en los siguientes términos:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales, por parte del Titular.
• Base de Datos: Conjunto de datos recogidos y organizados.
• Dato personal: Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que pueda asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados, privados o sensibles.
  • Dato Público. Es el dato que la ley o la constitución determinan como tal, así como aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos por naturaleza jurídica y están normalmente contenidos en registros o documentos públicos, gacetas, sentencias ejecutoriadas y no sometidas a reserva. Son datos públicos, entre otros los relativos al estado civil de las personas.
  • Dato Semiprivado. Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.
  • Dato Privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
  • Datos Sensibles. Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable. MASCOTAS MAR S.A.S. y sus empleados son encargados del tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y el Tratamiento de estos. MASCOTAS MAR S.A.S. será el responsable del tratamiento, salvo que los realice para terceros.
• Titular de la Información: Persona cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por MASCOTAS MAR dirigida al titular de los datos personales, en la cual se le informa de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando MASCOTAS MAR ubicada en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República.

ADVERTENCIA: En caso de dudas sobre el rol de MASCOTAS MAR S.A.S. dentro del tratamiento de datos, se recomienda presentar consulta jurídica.

3. FINALIDAD

MASCOTAS MAR S.A.S. a través de la presente política formaliza el tratamiento de datos personales aplicable a las actividades con clientes, miembros, proveedores, prestadores, empleados, distribuidores, y en general, toda persona natural titular de los datos personales que aparecen registrados en nuestras bases de datos y en las de nuestros operados, para el cumplimiento del objeto social de la Entidad y específicamente para:

1. Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas en virtud de los contratos y relaciones comerciales celebradas.
2. Para el desarrollo de actividades comerciales y transaccionales vinculadas con las tiendas KINKY, comercio electrónico y ventas a través de ventas a distancia.
3. Proveer información sobre nuestros productos.
4. Llevar a cabo campañas, estudios, promociones o concursos de carácter comercial, social, de mercadeo, publicitarios o en ejecución de nuestro objeto social.
5. Programas de fidelización y actualización de datos de clientes, miembros, proveedores, empleados, distribuidores y otros terceros.
6. Efectuar eventos o promociones de tipo comercial, social e informativo a nuestros miembros y/o, proveedores, clientes, empleados, distribuidores y otros terceros.
7. Para perfeccionar o concretar el pago de un producto o servicio comprado por el Titular.
8. Para el despacho de pedidos realizados por el Titular.
9. Atención del trámite de garantías y devolución de productos.
10. Emisión de respuestas a las consultas acerca de productos ofrecidos, peticiones, quejas y reclamos.
11. Informar sobre cambios de nuestros productos, precios o servicios.
12. Enviar estados de cuenta de cartera.
13. Evaluar la calidad de nuestros productos y/o servicios mediante encuestas de satisfacción.
14. Realizar actividades de cobranza, recaudo, consultas, verificaciones, control y habilitación de medios de pago.
15. MASCOTAS MAR podrá tomar la huella digital o usar otros mecanismos biométricos autorizados de sus clientes, miembros y/o, proveedores, empleados, distribuidores y otros terceros y administrarlos con el fin de validar su identidad en el manejo de los productos que compren en la tienda.
16. MASCOTAS MAR podrá entregar los datos personales de sus clientes, miembros, proveedores, empleados, distribuidores y otros terceros a entidades radicadas en Colombia o en el exterior, sean públicas o privadas, siempre y cuando: Sean empresas o entidades con las que MASCOTAS MAR se relacione por vínculos de participación accionaria, o sean su matriz, subsidiaria u operada; o la entrega de datos personales tenga como finalidad la estructuración, diseño e implementación de ofertas de productos y/o servicios, o en general propuestas de valor adicional a las que MASCOTAS MAR está en capacidad de ofrecer de manera autónoma, o tenga como finalidad facilitar el desarrollo del objeto social de MASCOTAS MAR mediante la tercerización de sus procesos, tales como archivo físico o digital, cobranza, gestión de riesgos, desarrollo de software, contacto de miembros, investigación de mercados, elaboración de análisis estadísticos, elaboración de estrategias comerciales y/o sociales, mercadeo, estudios de impacto social, participación en programas sociales de inclusión del estado, establecimiento de nuevos canales de atención, y demás fines relacionados y conexos.

De igual forma, los datos personales de los clientes, empleados y/o miembros, prestadores o cualquier otra persona de quien se tengan datos personales, serán usados por MASCOTAS MAR con el fin de adelantar adecuadamente todos sus procesos, en el desarrollo de las actividades antes mencionadas y dar cumplimiento a la normatividad relacionada con Habeas Data.

Los datos suministrados por los Empleados y/o prestadores de servicios MASCOTAS MAR, tendrán como finalidad adelantar el proceso de selección para la contratación interna. Así mismo, estos datos podrán ser utilizados por MASCOTAS MAR durante la relación laboral o de prestación de servicios o vinculación estratégica mediante contratos y/o convenios; con la finalidad de potenciar las habilidades de los empleados, miembros, o vinculados por medio de cursos, capacitaciones, talleres, etc., y para incorporarlos a los diferentes procesos de bienestar y planes de beneficios.

De igual forma, los datos personales de los Empleados, prestadores, miembros, clientes, prestadores, directivos o vinculados en general, serán usados por MASCOTAS MAR con el fin de adelantar adecuadamente todos sus procesos de análisis de riesgo de crédito y dar cumplimiento a la normatividad relacionada con Habeas Data Financiero, así mismo podrá MASCOTAS MAR Obtener los datos personales de sus empleados y prestadores de servicios para efectos de suministrar referencias laborales o de prestación, afiliación o vinculación estratégica. MASCOTAS MAR podrá entregar los datos personales de sus empleados y prestadores de servicio vinculados laboralmente, por prestación o por alianza utilizada en los diferentes contratos y convenios; a Entidades radicadas en Colombia o en el exterior siempre y cuando: Sean empresas o Entidades con las que MASCOTAS MAR se relacione por vínculos de participación accionaria, o sean su matriz, subsidiaria u operada; o la entrega de datos personales tenga como finalidad la estructuración, diseño e implementación de beneficios y planes de bienestar o selección, tercerización del archivo físico o digital o en general propuestas de valor adicional a las que MASCOTAS MAR está en capacidad de ofrecer de manera autónoma, o tenga como finalidad facilitar el desarrollo del empleado y la administración de la información de MASCOTAS MAR mediante la tercerización de sus procesos.

En general; MASCOTAS MAR obtendrá y manejará los datos personales suministrados a él por sus clientes, afiliados, prestadores, empleados, miembros, directivos y en general cualquier persona natural del que se tengan datos personales, para las finalidades consecuencia del desarrollo de su objeto social, como Sociedad por acciones simplificadas.

Las anteriores actividades podrán ser realizadas a través de correo físico, correo electrónico, teléfono fijo, sitio web, teléfono celular o dispositivo móvil, vía mensaje de texto, fax, redes sociales, encuestas o a través de cualquier otro medio de comunicación ampliamente conocido, dando cumplimiento a lo previsto en la normatividad vigente.

4. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En desarrollo de la Ley 1581 de 2012, que reglamenta la protección de los datos personales, se deberán aplicar de manera integral los siguientes principios:

• Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos personales: El Tratamiento de datos debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones que la desarrollen.
• Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
• Principio de libertad: El responsable solo realizará tratamiento de los datos personales sobre los cuales cuente con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
• Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados.
• Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte del Responsable se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la normatividad citada en la presente política o en los contratos suscritos con El Responsable o Encargado.

5. ALCANCE DE LA POLÍTICA

La presente Política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de MASCOTAS MAR, incluyendo, sin limitarse, a los datos que sean recolectados por medio de la página web y/o aplicaciones desarrolladas y/o explotadas por parte de MASCOTAS MAR.

De igual forma, los datos personales de clientes, empleados, prestadores de servicio, miembros, proveedores, personas naturales con quienes se tenga alianzas establecidas en contratos y/o convenios, operados, distribuidores, terceros y en general, toda persona natural titular de los datos personales que aparecen registrados en las bases de datos serán usados por MASCOTAS MAR con el fin de adelantar adecuadamente todos sus procesos y servicios dirigidos a la comunidad y dar cumplimiento de esta forma la presente política y a la ley 1266 de 2008, ley estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES

Los Titulares de la información de los cuales sus datos personales sean tratados por MASCOTAS MAR podrán ejercer los derechos contemplados en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y en especial los que a continuación se relacionan:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la información que se haya recogido en las bases de datos. Este derecho opera igualmente frente a los datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• Ser informado respecto del uso que se le dará a sus datos personales.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• Los consagrados en el artículo 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de niñas, niños y adolescentes.

7. DEBERES Y OBLIGACIONES COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

De conformidad con lo establecido en el Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, MASCOTAS MAR está obligada a cumplir, entre otros, con los siguientes deberes:

• Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.
• Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Actualizar la información, comunicando todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
• Conservar únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
• Garantizar el respeto de las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• Tramitar las consultas y reclamos formulados por el titular.
• Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
• Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Actualizar la información reportada por los Responsables o Encargados del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2013, en caso de reclamos por parte del Titular.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

8. TRATAMIENTO DE DATO SENSIBLE

MASCOTAS MAR S.A.S. no será responsable o encargado del tratamiento de datos sobre información sensible y de menores de edad.

9. AUTORIZACIÓN

Para el tratamiento de datos personales de los grupos de interés, MASCOTAS MAR S.A.S., solicitará la autorización previa e informada del Titular de la Información, la cual deberá se obtendrá por cualquier medio siempre y cuando pueda ser objeto de consulta posterior, incluyendo:

1. Física.
2. Digital.
3. Telefónica.

La autorización será otorgada por el consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

Contenido de la Autorización

La autorización deberá ser conservada como medio de prueba del contenido de la autorización y tiene por finalidad informar:

• El Tratamiento (propósito) al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
• Los derechos que le asisten como Titular.
• La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.
• El nombre del Titular; el tipo de identificación y número de identificación del Titular.
• Datos de contacto del Titular del Tratamiento (Número celular, Dirección y Correo electrónico).
• El aviso de privacidad.
• Los mecanismos para que el Titular pueda conocer y ejercer sus derechos, así como la Política de Protección de Datos Personales de MASCOTAS MAR S.A.S.
• Una declaración en la que el Titular determina que conoce y comprende las condiciones en que se realizará el Tratamiento, los derechos que le asisten y los mecanismos para ejercerlos.
• La firma del Titular o cualquier otro mecanismo físico o digital que permita determinar que el Titular autoriza el Tratamiento de datos.

Las autorizaciones deberán ser conservadas en un archivo o base de datos física o digital por el término que determine la Ley. Si hay un cambio en la finalidad del Tratamiento, MASCOTAS MAR S.A.S. deberá obtener una nueva autorización por parte del Titular.

Aviso de Privacidad

La autorización de MASCOTAS MAR S.A.S. deberá contener el siguiente aviso:

El Tratamiento de datos personales se realizará únicamente para los fines autorizados por el Titular. Los mecanismos que MASCOTAS MAR S.A.S. utiliza para realizar el Tratamiento de Datos Personales son seguros y confidenciales, pues contamos con los medios tecnológicos idóneos para asegurar que sean almacenados de manera tal que se impida el acceso indeseado por parte de terceras personas, y en ese mismo orden, aseguramos la confidencialidad de los mismos con base en la Política de Tratamiento de Datos Personales de MASCOTAS MAR S.A.S. la cual podrá ser consultada en la página www.kinkymascotas.co. En caso de dudas, solicitudes, consultas, reclamos y similares podrá comunicarse con MASCOTAS MAR S.A.S. a través del correo info@kinkymascotas.co

Revocatoria de la Autorización

El titular de los datos personales podrá en todo momento solicitar a MASCOTAS MAR la revocatoria de la autorización otorgada, mediante la presentación de un reclamo. La revocatoria de la autorización no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la(s) base(s) de datos de MASCOTAS MAR.

Si vencido el término legal para atender el reclamo, no ha eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización.

10. MEDIOS DE RESOLUCIÓN Y DE CONSULTAS, RECLAMOS Y REVOCATORIAS

MASCOTAS MAR S.A.S. a través de su página web www.kinkymascotas.co, pondrá a disposición la presente Política de Protección de Datos Personales; el aviso de privacidad, los formularios para consultas, reclamos y revocatorias; y las instrucciones para diligenciarlos. Además, MASCOTAS MAR S.A.S. tendrá el correo electrónico info@kinkymascotas.co como canal de comunicaciones entre los titulares de datos y la sociedad, así como un formulario de contacto que dirigirá las solicitudes diligenciadas en la página web al correo info@kinkymascotas.co.

En caso de dudas al respecto, el Titular podrá comunicarse telefónicamente al número 3172904896 o escribir al correo electrónico info@kinkymascotas.co para recibir mayor información.

11. PROCEDIMIENTO PARA ATENDER PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

Las consultas, solicitudes y reclamos deberán ser presentadas por el Titular de los Datos Personales, causahabientes o representantes, a través de los medios previamente citados y deberán incluir la identificación del Titular, causahabiente o representante, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, los documentos que lo soportan y anexar los datos de contacto y/o notificación.

Para la radicación y atención de su solicitud le solicitamos suministrar la siguiente información:

• Nombre completo y apellidos.
• Datos de contacto (Dirección física, electrónica, teléfono y número celular).
• Motivos y/o hechos que dan lugar al reclamo, narrando una breve descripción del derecho que desea ejercer. (Conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización efectuada, revocar, suprimir y/o acceder a la información).
• Firma y número de identificación.

Acreditación de la calidad del solicitante que formula la petición, consulta o reclamo

Los Titulares de la información, y las personas debidamente autorizadas por éstos o sus causahabientes, deberán acreditar su identidad de la siguiente manera:

• Las solicitudes presentadas por los causahabientes a través de documento escrito, deberán acreditar el parentesco el registro civil de nacimiento o de matrimonio y copia de su documento de identidad.
• Las solicitudes presentadas por el Representante Legal y/o los apoderados a través de documento, deberán presentar copia auténtica del poder y/o documentos que acredite la representación y de su documento de identidad.

Procedimiento para atender las peticiones y consultas de los Titulares de la información

MASCOTAS MAR, atenderá las consultas o solicitudes en un término no mayor a diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta o solicitud dentro de dicho término, se le informará al usuario expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Procedimiento para atender reclamos de los Titulares de la información

MASCOTAS MAR, dará respuesta a los reclamos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del reclamo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. En caso de que el escrito de reclamo resulte incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si MASCOTAS MAR no es el competente para resolver el reclamo, le dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea atendido.

12. MEDIDAS DE SEGUIRDAD DE LA INFORMACIÓN

MASCOTAS MAR, en cumplimiento del literal g del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

MASCOTAS MAR S.A.S. mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. El procedimiento debe considerar como mínimo los siguientes aspectos:

Ámbito de aplicación del procedimiento con especificación detallada de los datos protegidos. Medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares encaminados a garantizar el nivel de seguridad exigido en la Ley 1581 de 2012; Funciones y obligaciones del personal; Procedimientos de realización de copias de respaldo y de recuperación (back up) de los datos; Controles periódicos que se deban realizar para verificar el cumplimiento de lo dispuesto en el procedimiento de seguridad. Los datos personales sobre los que MASCOTAS MAR S.A.S. realiza el Tratamiento o es responsable reposan en el aplicativo, en la base de datos de www.kinkymascotas.co contenida en el servidor de propiedad de MASCOTAS MAR S.A.S. y en los discos duros autorizados por la compañía para almacenar datos personales.

13. VIGENCIA

La presente política rige a partir del día 1 de julio de 2015 de conformidad con la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, y sustituye los manuales y/o políticas anteriores.

La Política de tratamiento de datos, se mantendrá vigente mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas en el cuerpo de la misma.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantengan y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumplan las finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestra base de datos.

Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, se comunicará de forma oportuna a los Titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de:

• El sitio www.kinkymascotas.co
• Para los Titulares que no tengan acceso a medios electrónicos o aquellos a los que no sea posible contactar, se comunicará a través de medios verbales, escritos o medios digitales expuestos en cada tienda.ao